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解析IT公司項目預算管理五種途徑

時間:2018-04-03 10:32:43     瀏覽次數:

對IT行政者而言,預算進程經常是一種非常緊迫的任務,尤其是他們面臨持續的費用壓力并需要展示他們技術投資的商務價值的時候。但是如果采取一些更加有效的途徑,那會產生什么效果呢? 例如,采取一種更加具有生產力的進程,向高級管理部門提供實際的選擇,以及解釋IT所帶來的商務價值等。

一、以更少的投入取得更大的收獲很多公司正在升級和投資于信息技術,無論是基礎設施硬件還是軟件。

老化的ERP系統難以很好的完成工作,從而需要更加強大的系統。這意味著,從短期而言,公司們將不得不在IT上投入更多的資金,以保持競爭力,并滿足法規順從行的要求。但是大部分的公司都受到了嚴峻的成本壓力,尤其是對于那些產生很多現金的公司。全球競爭以及生產力的大幅提高,都需要公司們驅動生產效率的更高水平,并且這經常演變為追求更低的成本費用。所以你在開始預算進程的時候,就要考慮以更少的成本產生更多的價值,既是你能夠得到更多的預算投資。你將感到費用投資壓力,并且需要展示對于投資所產生的商務價值。

日常基礎費用VS新的項目計劃。作為你的預算,需要將區分兩個方面的內容,一個是運行你的IT店鋪所需要的日常基礎費用,另一個是你所計劃的新的應用軟件及基礎設施升級。需要展示你計劃在每個方面的投資情況。大部分的IT項目預算是用于維持日常的基礎費用,經常占到了總額的80-90%。相對比較少的一部分資金用于新的投資或者初始化投資。但是公司們同樣需要進行一定的投資以提升商務性能,例如建立一種系統,可以大大的提高他們的供應鏈,或者改變客戶經歷等。在一種長期的基礎之上,你應該確立一定的目標以改變自己的投資組成;例如通過得到更大的效率減少日常基礎維護成本的量,從而將更多的資金用于未來發展之中。年復一年的展示這些比率和趨勢。它可以幫助你得到更多的資助,進行更多新的工作。

二、展示你的價值,而不僅僅是費用

你的CEO以及CFO想要知道他們如何得到更多的收入。所以要盡力解釋接下來的每一種預算項目所帶來的商務價值情況。例如,對于運行基礎設施的成本方面,要展示出它使得公司的工作效率得到了如何的提高,用戶們如何得到了更快的回復,操作費用得到了何種程度的降低等。對于新系統的投資方面,要立足于其將對商務產生的價值。

三、識別和確定壓力點所在

IT預算越來越服從于商務需求所驅動的費用增長。商務正在使用更多的IT資源。這在存儲領域表現的尤為明顯。存儲資源對于公司人員來說看起來是免費的,所以他們建立大型的數據庫,并保持大量的電子郵件信息以及電子文件,這些存儲資源有些時候可能都是不需要的。需要讓商務了解IT使用如何抬高費用,并且可能減少過度使用。

四、標準化是另一種效率途徑

你是否能夠除去多余的系統以及多余的商務進程?你擁有多少電子郵件系統,你是否擁有標準的桌型機配置,你的每一個站點是否擁有自己的HR系統?標準化并不總是受的歡迎,人們喜歡自由的使用技術。

但是標準化既可以降低費用,又可以使得你的公司運行更加簡易。通過這些方法的施行,預算進程將變得比較健康,而不僅僅是一系列的數字。

五、你是否足夠的激進?

你在考慮費用和價值的時候,有兩種不太流行的觀點,那就是外部采辦和標準化。你的商務合作者都在考慮這些可能性,即使對于中型公司而言,所以他們同樣希望你作為一名IT管理者。工作的移動趨勢將是轉向更低成本的模式,無論是公司內部還是外部,這是全球一體化的自然結果。可能只考慮這些選擇將幫助你確定如何減少自己的成本費用,或者以更少的投入獲得更大的收獲。查看和比較也可以為你提供一些費用的基準。你的商務合作者需要了解,你是否能夠高效的利用自己的投資成本。

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